مسؤول مشروع – طوارئ / KAJ – الجمهورية العربية السورية

الغرض من الوظيفة

مسؤول برنامج الطوارئ تحت إشراف كبير موظفي برنامج الطوارئ هو المسؤول عن تنفيذ العمليات الغذائية وغير الغذائية في محافظة إدلب.

أهداف

• تنفيذ الأنشطة الغذائية وغير الغذائية في الميدان.
• إنجاز كامل ضمن المواصفات والمواعيد النهائية.
• ACTED في برنامج التمثيل والمجالات ذات الصلة.
• توفير المعلومات اللازمة للأطراف ذات الصلة كما تمليه العقد والإجراءات.
• دعم الجهود المبذولة لجمع البيانات المتعلقة بالبرنامج أو المعلومات أو التعليقات من مختلف أصحاب المصلحة. المساهمة في تصميم الأداة والعملية والتنفيذ وإعداد التقارير والتحليل واتخاذ القرار.
• تحديد أفضل الممارسات والدروس المستفادة.

مسؤوليات و واجبات:

تمويل

• احترم واتبع الممارسات المالية لـ ACTED.
• الحضور والمتابعة مع الفريق الميداني العاجل للدفع في الوقت المناسب.

نقل:

• ضمان التسجيل الأسبوعي واليومي والتوزيع والاسترداد السجلات والتقارير للمنطقة الجغرافية ذات الصلة يتم إكمالها بشكل صحيح وتقديمها إلى مسؤول الطوارئ الأقدم ومدير برنامج الطوارئ للمراجعة.
• شارك بأي مخاوف أو توصيات تتعلق بسلامة الإمدادات وفعاليتها ، أو الاسترداد أو الأداء العام لكبير موظفي الطوارئ و / أو مدير برنامج الطوارئ.

إدارة دورة المشروع:

• الإشراف على توجيه و / أو تدريب خطابات الاعتماد وبائعي العقود وأعضاء المجتمع المرتبطين بالمشروع.
• بالتنسيق مع مسؤول برنامج الطوارئ الأول ، قم بالإشراف على عملية التسجيل للأسر الضعيفة عبر المواقع المحددة ميدانيًا والتأكد من توفر جميع المعلومات المطلوبة.
• الإشراف على تقييم الطلب وتقييم السوق ومراقبة السوق في هذا المجال.
• تقديم دعم عالي الجودة والإشراف لمساعدي خطة الطوارئ.
• راقب خطة التوزيع والتعافي وتأكد من أن الفريق يتبع جميع بروتوكولات السلامة الضرورية بما في ذلك الاتصالات والسلامة على الطرق ومستلزمات الطوارئ.
• تأكد من أن جميع موظفي التسجيل والتسليم والاسترداد يفهمون ويحميون حقوق وكرامة جميع أفراد المجتمع والمستفيدين ، وخاصة الأكثر ضعفا.
• الإشراف على تنفيذ عمليات القسائم والصرف النقدي والمواد والاسترداد وتقديم جميع المستندات المطلوبة بدقة وفي الوقت المناسب ؛
• تحقق من القسائم وعدها من البائعين المشاركين وقم بمراجعة جميع المستندات قبل إرسالها إلى الأموال للدفع ؛
• دعم مراجعة المستندات والتحقق منها قبل تقديمها للتمويل للدفع ،
• ضمان التوثيق الدقيق للمشروع على المستوى الميداني.
• المشاركة بالتنسيق مع فريق AME لتنظيم أنشطة مراقبة التسليم ومراقبة ما بعد التسليم (PDM) ومتابعة التحليل وإعداد التقارير.
• الاتصال بالإدارات اللوجستية والتمويل والإدارات الأخرى حسب الحاجة لتحديد وتخطيط الدعم اللازم لتنفيذ المشاريع.
• تتبع ساعات عمل التقارير المباشرة وتحقق من الجداول الزمنية.

الامتثال لجميع اللوائح المعمول بها:

• التأكد من استيفاء المستفيدين لمعايير الاختيار ،
• جمع كافة المعلومات الخاصة بالمشروع من المستفيدين ،
• جمع المستندات اللازمة لإكمال المشروع.

مؤشرات الأداء الرئيسية

• 95٪ من الأنشطة الأسبوعية المخطط لها يتم تنفيذها في الوقت المحدد.
• عدد عمليات التوزيع الغذائية وغير الغذائية المتبعة والمشاركة فيها.
• تم تبادل العديد من التقارير وتقديمها في الوقت المحدد.
• يتم تعقب السجلات المتعددة والتصنيفات ومراقبتها للمدفوعات.
• تم تقديم 90٪ من المعلومات والمدخلات المطلوبة في الوقت المحدد.
• 100٪ من جميع أعضاء الفريق يفهمون جميع الشروط المعمول بها.
• تتم مراجعة 100٪ من وثائق البرنامج التي تم إعدادها على المستوى الأساسي ومسحها ضوئيًا ومشاركتها مع المسؤول الأول في الوقت المحدد.

مؤهلات

• شهادة جامعية في مجال ذي صلة.
• خبرة في المنظمات غير الحكومية أو المنظمات غير الحكومية الدولية وتنفيذ المشاريع / الأنشطة ، لا سيما في حالات الطوارئ.
• خبرة في برامج المواد غير الغذائية بما في ذلك أنظمة الطعام والقسائم والنقد.
• سنتين على الأقل في منصب إشرافي في مشاريع الأمن الغذائي والمواد غير الغذائية.
• إجادة اللغة العربية (قراءة وكتابة).
• مهارات ممتازة في الإدارة التنظيمية والبرنامجية والقدرة على توقع احتياجات البرنامج.
• التواصل الشفهي والكتابي الفعال ، تعدد المهام ، المهارات التنظيمية وتحديد الأولويات
• خبرة سابقة في بيئة غير آمنة
• القدرة على العمل بشكل جيد في فريق في ظل ظروف صعبة.
• قدرة قوية على القيادة بفعالية.
• معرفة المعدات المكتبية والبريد الإلكتروني وتطبيقات الكمبيوتر ، وخاصة Microsoft Word و Excel.
• القدرة على تحليل قواعد البيانات الناتجة عن الاستطلاعات.
• معرفة العمل باللغة الإنجليزية.